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  • 五险
  • 本科 / 经验3年以上 / 性别不限 / 30~45岁
  • 乌鲁木齐市新市区(新疆乌鲁木齐市石油新村街道洞庭路294号丽景江山小区公爵区中城多路建设集团有限公司)
  • 招聘1人
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    联系人:人事部

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职位描述 面试评价(0) 公司简介
董事长秘书岗位职责
一、董事长电话的如何处理
1、对于打给董事长的电话首先礼貌、客气、委婉地让客人自我介绍清楚身份。
2、如果实属董事长的电话,客人同意转达的,准确做好来电记录,及时转达,并留好客人的联系方式。
3、客人来电话内容重要,确需要董事长接听的电话,要在得到董事长同意的情况下,转接过去。
4、来话所涉及的内容属于一般的业务范畴、具体业务部门可以接待的,转到具体部门处理。
二、董事长约见客人以及临时客人如何接待与安排
1、对于董事长约见的客人,在方便的时间通过电话(特殊情况、专程代表董事长前往)与约见客人联络。
2、根据董事长的意见,向客人转达约见的目的和约见的时间,客人不能如期赴约,提前或者推迟,还要争求董事长意见,同意或者另行约定时间。
3、 根据约见的客人距离远近,提前一定的时间提醒董事长,如因特殊情况董事长改变约见时间,要及时通知客人,作好解释和时间变更说明。
4、客人如期光顾的直接引导到董事长办公室,如客人是第一次见面的要互相介绍,然后上茶水,随后退出。并且二次上茶时间间隔15分钟、三次上茶时间间隔20分钟。
5、如果客人来到时正逢董事长正在进行其他重要的,不能马上约见的,要先引导到接待室等候、做必要的说明和礼节性的沟通。
6、接近就餐时间、征求董事长的意见预定酒店或通知食堂做准备。
7、根据客人需要以及重要程度提前与本部门负责车辆人员沟通、做客人用车准备。
8、临时突然来访的客人,先了解客人客人的身份与目的,如认为有必要董事长会见,在得到同意做引见。或者婉言谢绝、或者介绍到有关部门。
三、内部分公司及各部门上报董事长文件、材料报告如何处理
1、分公司、各部门上报董事长的传真、文件、材料,每天汇总整理两次, 分别于11:30、 17:00上报。对于紧急的文件,随时上报。并向董事长口头说明急缓程度。
2、对于多份材料根据类别、根据急缓程度、按先后顺序排列好。
3、对于急件、请求董事长尽快答复的,可以提醒董事长在期限内给予答复。
4、对董事长批复的文件及时发回原部门。紧急批复可以先电话通知批复结果,随后传递。
四.董事长的信函邮件、报刊的接收与转交
1、信件、资料、进行初选,属于一般商业函件,拆阅转给有关部门或者当场作废。
2、属于私人信件、材料,没有董事长的允许,直接转给董事长亲自处理。
3、董事长专用的报刊、杂志每天收齐后一并送交。
4、在董事长授权下打理个人邮箱,重要内容及时整理反馈
五,董事长办公室的内务管理
1、每天早上班后,对卫生员室内环境卫生情况做检查、并指导不周到之处的改善
2、对室内整体巡查、如有异常问题及时处理。例如照明是否正常、各类电器设备运转是否正常。
3、在保持原有桌面文件物品的位置情况下,对桌面进行必要的整理。
4、对于已经阅读完的报纸进行整理、对于在报纸有特殊标注,单独整理存阅。
5、对衣物等用品做整理规范摆放。
6、每天早在董事长到来时装茶水一杯,中间递送文件等事情时、查看杯内茶水是否需要补充。
六、董事长口头指示转达
董事长对内部各级领导、各部门的口头指示要做好记录,按指定的传达范围、指定时间准确传达。需要当时反馈的,及时准确反馈。
七、董事长外出行程用车、及票务办理及生活安排
1、   及时掌握董事长的出行情况、适时通知司机做好出车准备。
2、需要乘坐铁路、航空等交通工具的,根据日程预定车(机)票,根据需要确定是否反程的
3、提醒乘车、乘机时间。
4、   准备饮水、水果等、以及必备的药品、书报。
5、根据出行目的准备相关资料,例如谈判、会议所需要的资料,拜访客人所需的礼品等。
6、根据出行的远近、时间准备适当的衣物。
八、相关信息的汇集与整理提供
注意搜集相关的信息进行必要的整理及时反馈。
九、董事长参加各类会议有关准备
1、准备好参加会议所需资料。
2、准备好饮用茶水,并视实际情况及时补充茶水。
十、负责参加对外活动的所需物品的准备、及相关信息的提供
1、   说明所参加对外活动的背景、注意事项
2、准备参加活动必备的材料与物品
十一、提醒董事长已经计划的行程和工作日程和已经预约的外事活动
1、准确掌握董事长的行程与工作日程、按计划实行,并且对重要日程及时提醒。
2、   如有特殊情况、取消行程和日程及时通知相关人员。
十二、负责文件及意见的记录与转达、各类报告的汇总与传递
1、一般简单的事项不安排面见董事长,可把需要向董事长汇报或请示的内容做记录、转达。
2、各类报告、请示、费用报销、费用申请等汇总后转交董事长、急件单独送交。当天收到的各类需要审批的材料文件等、按急缓分类递送。
3、董事长外出时,紧急报告可以及时通过电话请示,并把批示结果  及时反馈当事人。
十三、负责董事长下达的指令完成情况的督办与反馈
对于重要的、时间紧要的指令下达后,及时催办,并把进展情况及时反馈。
十四、董事长直接交办的工作
凡是董事长交办的事项尽快办理,如不能独立完成的通知相关人员协助完成。
十五、董事长召见领导、员工的联系与安排
1、与所召见的人员联系、如能按时前来的可以让其直接进入董事
 长办公室。
2、对于因特殊原因不能当时前来,可与其确定最近时间,并反馈
董事长,征求意见。
十六、一般文字的整理
 临时交待的简要文字的材料整理。如有难度可与部门领导或文字秘书联系,按要求完成。
十七、与总经理办公室其他人员及时沟通,为董事长做好其它相关工作
 为全面服务好董事长,要经常与本部门其他人员沟通、做好有关工作。
注意事项
其实,最主要的作为秘书,还要做到几个得体:说话得体、办事得体、着装得体
二、任职要求:
1、建筑工程或机电相关专业大专以上学历;
2、中级以上职称,一级建造师(房建或机电专业)及以上执业资格;
3、5年以上施工企业管理经验,具有丰富工程管理方面经验。
建筑、房地产、物业管理、装潢 私营.民营企业 50~200人 乌鲁木齐市新市区
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